CREËER ZELF HELDERE PROCESMODELLEN
Er wordt meer en meer aandacht besteed aan het optimaliseren van processen. Vaak als onderdeel van een Business Process Management (BPM), Business Process Redesign (BPR) of een Lean ‘Six Sigma’ project. Hierbij is minimaliseren van verspilling en maximaliseren van waardetoevoeging voor de klant het uitgangspunt.
Welke projectvorm u ook gebruikt, u wilt simpel en snel processen kunnen modelleren waardoor u de inzichten krijgt die nodig zijn. En daarvoor hebben we Procesify ontwikkeld!
Procesify is niet alleen simpel in het gebruik maar ook sterk in de communicatie. De proces-iconen hebben een eenvoudig, modern design. Dit zorgt voor een heldere en herkenbare weergave. Het resultaat: leesbare en inzichtelijke procesmodellen. En dat helpt!
PROCESIFY:
SNEL
EENVOUD EN INZICHT
Procesify is een webbased applicatie, installeren of updaten is niet nodig. Start direct met het maken van uw procesmodellen. Sleep eenvoudig een van de voorgedefinieerde procesobjecten in een procesmodel, geef deze een naam en leg verbindingen. Procesify werkt intuïtief, snel en simpel. In no-time staat het procesmodel. Of u nu zelfstandig een proces modelleert of in samenspraak met collega’s in een plenaire sessie.
PROCES-OBJECTEN
Procesify kent een set voorgedefinieerde objecten. Meer heeft u niet nodig om processen te modelleren.
Trigger
Maak door middel van triggers visueel inzichtelijk wanneer en waardoor activiteiten starten in het proces. Of hoelang wachtmomenten duren voordat het proces weer verder gaat. Een trigger kan een gebruiker zijn, een e-mail, een tijdstip of datum, enzovoort. Maak het visueel door het bijbehorende icoon te selecteren. Triggermodellering geeft inzicht in wat uw activiteiten start of stopt!
Activiteit
Gebruik activiteiten om een logische hoeveelheid werk in het procesmodel aan te duiden. Deze hoeveelheid wordt in de regel in 1 keer uitgevoerd door een bepaalde rol.
Voorraadpunt
Maak voorraadpunten zichtbaar in het procesmodel.
Subproces
Subprocessen houden grote processen overzichtelijk. In subprocessen worden samenhangende delen van het grotere proces ondergebracht.
Gebeurtenis
Het procesobject gebeurtenis kan gebruikt worden om gebeurtenissen visueel expliciet te maken in het procesmodel. Tevens wordt de gebeurtenis gebruikt om bv ‘OR’ en ‘AND’ splits te maken. Ieder proces kent minimaal een ‘start’ en ‘einde’ gebeurtenis.
Notitie
Notities maken geen onderdeel uit van het proces, maar worden gebruikt om reminders of opmerkingen te plaatsen in het procesmodel.
TRIGGERMODELLERING
Voorbeeld trigger: aanvraagformulier (1)
De trigger wordt gestart door “Mailen aanvraagformulier”. De trigger ‘gaat af” als het aanvraagformulier binnenkomt (1). Hierna gaat het proces verder met de activiteit “Verwerken aanvraag”.
Tweede voorbeeld: na 5 dagen (2)
Deze gaat af als de verwerkingstermijn (van 5 dagen) verstreken is. Dan start de activiteit “Mailen reminder”.
SUBPROCESSEN; HOUD HET OVERZICHTELIJK
Maak subprocessen door samenhangende delen in een proces samen te voegen. Selecteer de onderdelen en maak er met één druk op de knop een subproces van. Zo blijft het procesmodel op hoofdniveau overzichtelijker en beter leesbaar.
CREËER MEER DAN EEN PROCESMODEL
Procesify biedt de mogelijkheid om bij ieder procesobject verhelderende informatie toe te voegen met behulp van drie tabbladen.
Het tabblad omschrijvingen geeft informatie over het ‘Waarom?’ van een procesobject, helpt daardoor de relevantie van processtappen te doorgronden en geeft stakeholders meer inzicht in waarom bepaalde activiteiten plaatsvinden.
Instructies geeft antwoord op de vraag ‘Hoe?’ waardoor automatisch een handboek ontstaat.
Het tabblad Data biedt zeer gedetailleerde informatie die bij een specifiek procesobject hoort (metadata). Denk bijvoorbeeld aan normeisen, certificeringen, enzovoort.
UITVOERENDEN (ROLLEN) TOEVOEGEN
Sleep eenvoudig het juiste type rol op het scherm en voer een naam in. Breng eventueel hiërarchie aan in de rollen zodat u kunt zien welke rol ook lager gekoppelde rollen mag uitvoeren. U kunt zoveel verschillende rollen modelleren als nodig, hierna zijn deze te selecteren bij de activiteiten en worden ze weergegeven per activiteit in het procesmodel.
ROL EN TYPE ZICHTBAAR
De uitvoerende van een activiteit is zichtbaar per activiteit in het procesmodel. Daarnaast krijgt de activiteit de kleur van het type rol dat gekoppeld is. Hierdoor is direct zichtbaar waar bijvoorbeeld de klant activiteiten in het proces heeft.
Er worden 4 typen rollen onderscheiden (met elk hun eigen kleur):
- software systemen;
- medewerkers;
- externe partijen (de klant)
- en groepen.
GENEREER EEN HANDBOEK VAN HET PROCESMODEL
Een overzichtelijk handboek om het proces nog makkelijker te kunnen verspreiden en bespreken. U bepaalt zelf hoe uitgebreid dit handboek is. Het kan een weergave van enkel de procesmodellen zijn, of juist een handboek met beschrijvingen en instructies. Aan u de keuze wat u wilt communiceren.